01.04.2006

Mit der SEG Sparkassen-Einkaufsgesellschaft können die Unternehmen und Verbände der Sparkassen-Finanzgruppe ihr Beschaffungsmanagement signifikant verbessern und somit einen Beitrag zu ihrer eigenen Wettbewerbsfähigkeit leisten.

Die meisten Unternehmen zahlen mehr für die Beschaffung von geringwertigen Gütern als für die Güter selbst. Binden diese doch von der Anforderung über die Bestellung bis zur Lagerung und Verteilung viel Kapital und Ressourcen. Abhilfe leistet ein optimierter Beschaffungsprozess und ein Webbasiertes Organisationssystem. Da der Beschaffungsprozess viele Bereiche im Unternehmen betrifft, setzt eine effiziente Lösung auf bereichsübergreifende Optimierungen. Als Full-Service-Dienstleister bietet die SEG Sparkassen-Einkaufsgesellschaft (SEG) ihren Kunden hierzu umfassende Leistungen. Zur Auswahl stehen vielfältige Produkt- und Lösungsangebote wie etwa bundesweit gültige Rahmenverträge aus den Bereichen Büro, Kfz, IT und Möbel. Hinzu kommen sämtliche Dienstleistungen zur Beschaffungsoptimierung sowie insbesondere das zur eigentlichen Beschaffung eingesetzte elektronische Einkaufs- und Serviceportal. Das Einsparpotenzial im Beschaffungsprozess bei einem vollumfänglichen Einsatz des Einkaufs- und Serviceportals ist bemerkenswert: Die Prozesskosten lassen sich um durchschnittlich bis zu 40 Prozent reduzieren, die Sachkosten des Produkteinkaufs um bis zu 15 Prozent.

Einkaufsvorteile durch Volumenbündelung

Die SEG optimiert mit dem Kunden in einem ersten Schritt sein Portfolio und reduziert dabei die Produktvielfalt auf sinnvolle Produktvarianten. In die neu gestaltete Logistikorganisation - ohne eigenes Materiallager - kann auf Wunsch des Instituts auch ein regionaler Dienstleister eingebunden werden, der oft zugleich Kunde der Sparkasse ist. So nutzt beispielsweise die Kreissparkasse Ludwigsburg das Einkaufs- und Serviceportal der SEG unter Einbeziehung lokaler Lieferanten und wickelt online sämtliche Bestellvorgänge ab. Mit der Konzentration auf ausgewählte Lieferanten und Hersteller geht eine bundesweite Bedarfsbündelung einher. Die Kunden der SEG profitieren davon in Form von Mengenrabatten. Zusätzlich lassen sich mit dem standardisierten Produktportfolio auf Grundlage der Bedarfsbündelung weitere Kosteneinsparungen erzielen - bei der Kreissparkasse Ludwigsburg liegt das Einsparvolumen auch dank optimierter Prozesse bei jährlich rund 300.000 Euro.

Mehr noch als beim Produktportfolio werden durch die stark vereinfachte Bestellabwicklung Prozesskosten reduziert. Von den optimierten Beschaffungsprozessen profitieren alle im Institut: der Anwender von einfachen Bestellmöglichkeiten und kalkulierbarer Belieferung, Fachabteilung und Einkauf vom Wegfall der Routinearbeiten und das Institut insgesamt von transparenten Prozessen und geringeren Kosten. Das Einkaufs- und Serviceportal mit seinem regelmäßig aktualisierten Angebotskatalog zeichnet sich durch eine bequeme elektronische Bestellabwicklung aus. Die Ware wird innerhalb von 24 Stunden gemäß sparkassenindividueller Lieferzeiten in jede Zweigstelle und auf Wunsch auch direkt bis zum Besteller geliefert. Dabei können die Mitarbeiter jederzeit den Bearbeitungsstand der Bestellungen verfolgen. Jeder Einkauf unterliegt einer selbst bestimmten Kostenstellenund/ oder Budgetrestriktion und lässt sich somit zeitraum-, abteilungs- oder kostenstellenbezogen zurückverfolgen. So werden Beschaffungskosten transparent. Die elektronisch gestützte Leistungsverrechnung erhöht zudem die Transparenz von Daten und Prozesshistorie und unterstützt damit eine effiziente Bedarfsplanung. Als weiteren Vorteil bietet das Einkaufs- und Serviceportal neben der Bestell- auch die Reklamationsbearbeitung; eigene bei externen Dienstleistern gelagerte Waren überwacht das integrierte Bestandsführungsmodul.

Lager und Logistik

Die mit der Lagerbewirtschaftung verbundenen Kosten lassen sich durch das Einkaufs- und Serviceportal nahezu vollständig reduzieren; auf Ressourcen für die Lagerhaltung kann jedes Institut verzichten. Eine durchgängige elektronische Prozesskette, mit der auch die doppelte Erfassung oder Datenpflege bei der Belegbearbeitung überflüssig wird, erfordert entsprechende Integrationsleistungen. Die SEG bietet durch anpassungsfähige Schnittstellen eine Integration in die Kundengeschäftssysteme, die nicht zuletzt auch eine manuelle Zuordnung von Daten in der Buchhaltung erübrigt.

Ganz gleich, ob Kunden nur mit anteiliger Unterstützung der SEG ihren Einkauf optimieren wollen oder ihren kompletten Beschaffungsprozess: Die Institute können sich an einem standardisierten Phasenmodell orientieren, das die Umsetzung von Anfang an überschau- und kalkulierbar macht.

SEG im Profil

Der DSV hat sich mit 79,64 Prozent am Beschaffungs- Dienstleiter Sparkassen-Einkaufsgesellschaft (SEG) mit Sitz in Wiesbaden beteiligt. Mit dem Einstieg des DSV erfolgt die schrittweise Integration des bislang in der DSV-Geschäftssparte Systemhaus angesiedelten Geschäftsfelds Business Process Outsourcing in die SEG. Die Kunden erhalten nun aus einer Hand die vollständige Bandbreite der Dienstleistungen: vom reinen Wareneinkauf bis zum individuell zugeschnittenen Full-Service-Beschaffungsmanagement. Bereits mehr als 200 Kunden aus der Sparkassen-Finanzgruppe nutzen das Einkaufs- und Serviceportal der SEG.

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