02.10.2008

Mehr denn je gilt es, Wissen und Informationen so effizient zu managen, dass Mitarbeiter ohne lange Recherchen ihre Aufgaben erledigen können. Daneben sollen integrierbare elektronische Lösungen unterschiedliche Arbeitsprozesse standardisieren und effizient gestalten. Wenn's um die Sparkassen-Finanzgruppe geht, erfüllen die erprobten DSV-Lösungen solche Anforderungen.

Die wachsende Informationsdichte prägt den Alltag in Unternehmen - mit negativen Konsequenzen für die Arbeitseffizienz: Studien belegen, dass Mitarbeiter bis zu 50 Prozent ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen verbringen. Informationen, die zwar im Unternehmen vorhanden, aber auf unterschiedlichen Festplatten und Laufwerken nicht direkt zugänglich sind. Wie lassen sich eigentlich Informationen und Wissen transparent machen, klug koordinieren und daneben die Arbeitsabläufe effizient gestalten? Die Antwort gibt der DSV mit seinen Lösungen im Bereich des Prozess- und Informationsmanagements. Diese entwickeln Experten und Anwender aus der Sparkassen-Finanzgruppe - mit dem Ziel, Abläufe zu straffen und einen hohen Standardisierungsgrad zu erreichen. Grundsätzlich verbindet der DSV dabei das technisch Mögliche mit dem organisatorisch Sinnvollen. Sein Angebot an unterstützenden Software-Tools erweiterte der DSV zuletzt um zwei clevere Lösungen: Im Organisations- und Personalmanagement verwaltet "Organisationsdatenmanagement" Personaldaten, definiert und ordnet Aufgaben sowie Stellenprofile. Die Basis hierfür stellt das Datenmaterial aus dem PARES Aufgabenkatalog für die Institute der Sparkassen-Finanzgruppe. Selbstverständlich lassen sich dabei auch institutsspezifische Individualisierungen durchführen. Zusätzlich bildet das Tool die komplexe Unternehmensorganisation ab und stellt alle Daten strukturiert bereit, sodass sie für die Mitarbeiter gemäß institutsindividuellem Rollen- und Rechtekonzept zugänglich werden. Demnach vernetzt die Lösung des DSV bislang isoliert abgelegte Daten und Dokumente sinnvoll. Auf einen Blick erschließt sich dem Nutzer, welche Aufgaben und Anforderungen welcher Stelle zugewiesen sind. Das gilt ebenso für die Zuordnung von Ressourcen (z. B. PC, Handy, PKW, Räume) sowie Zugangs-, Zugriffs und Unterschriftenberechtigungen.

"Die Vorteile der Lösung beweisen sich tagtäglich", bestätigt Bernhard Lüken, Organisationsleiter bei der Kreissparkasse Nordhorn, und nennt ein Beispiel: "Ein Berater gibt das Stichwort Datenschutz ein und erhält kurz darauf angezeigt, wer im Institut zuständig ist und über welche Kompetenzen verfügt. Diese Informationstransparenz stärkt die schnelle Handlungsfähigkeit der Mitarbeiter." Dass "Organisationsdatenmanagement" die Prozesse umfassend verschlankt, liegt vor allem auch daran, dass Daten nur einmal eingepflegt werden müssen - und das optimiert Kosten und Ressourcen. Die Konsolidierung der Einzelanwendungen auf eine zentrale Lösung spart außerdem Lizenzkosten und garantiert Revisionssicherheit. Der DSV übernimmt neben der Beratung und individuellen Anpassung samt Installation auch den First- und Second-Level Support.

Zentrale Datenbank für Werbemittel

Arbeitsabläufe verschlanken sich auch mit der neuen Anwendung "Werbeartikelverwaltung". Sie löst dezentrale, nicht netzwerkfähige Insellösungen ab. Als ganzheitliche Lösung erleichtert sie so das Planen und Verwalten von Werbemittelbudgets - zentral wie auch dezentral auf den Geschäftsstellen. Als eines der ersten Institute profitiert die Nord-Ostsee Sparkasse (NOSPA) von dieser neuen transparenten Etatverwaltung. Wichtiger Pluspunkt neben dem schlanken onlinegestützten Beschaffungsprozess ist die Dokumentation der nachweispflichtigen Werbegeschenkausgaben. Damit bewährt sich das OPDV-freigegebene System in den Instituten als rechtssichere Datenbank für Werbemittel. Anhand von zentralen Auswertungen bereits ausgegebener Artikel kann die NOSPA nun jederzeit per Mausklick das Kostenverhalten einzelner Filialen ermitteln und so die Beschaffung effizient steuern. Als hilfreich erweisen sich dabei auch die Sichten auf unterschiedliche Kartegorien, darunter Sponsoring oder Veranstaltungen. Um den Kunden - wo immer möglich - eine doppelte Dateneingabe zu ersparen, erhalten diese eine Importschnittstelle. So kann die Sparkasse ihre zu Beginn des Jahres beim DSV gekauften Artikel ohne manuelle Eingaben schnell und einfach ins System überführen. Für die Nospa, die einen großen Teil ihrer Werbeartikel über den DSV bezieht, also ein echter Vorteil. Strukturiertes Prozess- und Informationsmanagement verlangt nach einem zentralen Portal, das ein modulares Portfolio mit spezifischen Lösungen integriert und möglichst miteinander vernetzt. Als solches empfiehlt sich als weitere DSV-Lösung das Mitarbeiterportal, das die dargestellten Tools einbindet. Als zentrale Basis dient das elektronische Dokumentenmanagement, mit dem die Dokumentenstrategie für das Institut festgelegt und unterschiedliche Datenquellen optimal miteinander verbunden werden. So verfügen Mitarbeiter jederzeit über alle für sie relevanten Informationen.

Lösungen aus einer Hand Regulatorische Anforderungen, technologischer Wandel und wachsender Erfolgsdruck zwingen die Institute, ihre Systeme und Prozesse fortlaufend zu überprüfen und anzupassen. Denn ineffiziente Prozesse und disharmonierende IT-Systeme schwächen die Marktposition. Zunehmend berühren daneben Sicherheits- und Compliance-Aspekte das Prozess- und Informationsmanagement. Der DSV unterstützt die Institute hier mit Lösungen, die deren Anforderungen gezielt und ganzheitlich berücksichtigen. Dokumentenmanagement • Archivierungslösungen • Elektronischer Postkorb • Lösungen rund ums Drucken • Intelligentes Formularmanagement • Dialogmarketing Portallösungen • Mitarbeiterportale • Informationsportale Projektmanagement • PM-Tool Unterstützende Software-Tools • Easy Bill • Werbeartikelverwaltung • Organisationsmanagement

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