17.01.2011

Wo täglich mit vielen Verträgen gearbeitet wird, geht leicht der zentrale Überblick über Kerndaten verloren. Das birgt Risiken aller Art - mit Vertragsmanagement für Sparkassen hat man sie im Griff.

Fehlt eine zentrale Archivierung, sind Originalverträge oft nicht auffindbar oder unvollständig. Die Folge: Relevante Daten und Fakten können nicht systematisch ausgewertet werden oder bilanzrechtliche Informationen fehlen. Die mangelnde Transparenz erhöht rechtliche und finanzielle Risiken bis hin zu Vertragsstrafen bei versäumten Fristen oder geänderten Zahlungsmodalitäten. Außerdem gehen Sparpotenziale wie Mengenrabatte unbemerkt verloren. Mit Vertragsmanagement für Sparkassen lassen sich praktisch alle Verträge zentral erfassen, verwalten, steuern und kontrollieren. Ausgenommen sind lediglich Personal- und Arbeitsverträge sowie Verträge mit Kunden aus dem Bankgeschäft.

Die Lösung resultiert aus einem Projekt des Sparkassenverbands Bayern (SVB), an dem auch der DSV und vier bayerische Sparkassen mitwirkten. Die Kreissparkasse Augsburg bestätigt die Produktvorteile: Zwar sei die Ersterfassung der Vertragsdaten mit Zeitaufwand verbunden, doch dafür zahle sich von Anfang an die damit einhergehende hohe Qualitätssicherung in den internen Abläufen aus. "Alle relevanten Daten und damit auch Fristen sind stets übersichtlich und schnell per Knopfdruck zentral und dezentral in den Fachabteilungen im Zugriff", so Peter Lohner, der als stellvertretender Abteilungsleiter im Facility Management das neue webbasierte Vertragsmanagement verantwortet. Zentraler Dienstleister, Ansprech- und Vertragspartner für die Lösung ist die SVB-Tochter SGZ Daten-Service. Die SGZ stellt ein standardisiertes, mandantenfähiges und browserbasiertes Vertragsmanagement-Tool; der DSV die Software, Softwarepflege sowie auf Wunsch eine Individual-Variante.

Der benutzerfreundliche Workflow bietet Rollen- und Rechtekonzept, Wiedervorlagefunktion und Alarmsystem sowie Reporting. Weitere Pluspunkte: die zentrale Eingabemaske, die vordefinierten Vertragstypen und die übersichtliche Darstellung der Vertragsstruktur im Baumdiagramm. Hinzu kommen Kostenersparnisse etwa bei Handyverträgen oder Aufzugwartungen. So zahlte eine Sparkasse für einen Fahrstuhl auch dann noch laut Wartungsvertrag, als dieser vom gleichen Hersteller durch ein neues Modell samt Wartung ersetzt wurde. Vertragsmanagement hätte die zwei Verträge für den einen Aufzugsschacht sofort angezeigt und damit ein optimales Vertragscontrolling unterstützt. Auch Sicherheitsstandards lassen sich mithilfe des Tools leichter einhalten. Verbandsprüfer und Revisoren messen dem Thema ebenfalls eine hohe Bedeutung zu, fordert doch die neue OPDV 01/2009 risikoklassifizierte Verträge. Die Lösung erfüllt diese besonderen Anforderungen wie auch die der MaRisk, des HGB, KWG und SIZ "Sicherer IT-Betrieb".

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