Vom Papierberg zur Digitallösung

E-RECHNUNG: Ein kommunaler Dienstleister digitalisierte seinen Rechnungsausgang.

„Wir sehen nennenswerte Einsparungen bei Porto, Papier, Druckmaterial. Und von zeitaufwendigen administrativen Tätigkeiten sind wir befreit“, erklärt Stefan Schomberg, stellvertretender Leiter Finanzen & Controlling bei der RGE. Die Servicegesellschaft der Stadt Essen für Sicherheit, Gebäudereinigung und Gastronomie erstellt jetzt gemäß Vorgabe der Auftraggeberin ihre rund 5.500 Rechnungen pro Jahr digital. Dazu nutzt sie den S-Rechnungs-Service der S-Public Services und spart sich so das aufwendige händische Einscannen, Ablegen und Weiterleiten seitenlanger Rechnungen. Diese werden jetzt samt Anlagen wie etwa Arbeitsbelege automatisch digitalisiert bereitgestellt. Die cloudbasierte Lösung fügt sich in die technische Infrastruktur ein  – es braucht lediglich eine Schnittstelle zum ERP- oder Buchhaltungssystem. Alle Daten sind revisionssicher bis zu elf Jahre archiviert.

Den Impuls für die Lösung gab die Sparkasse Essen. Sie betreut die Kommune mit ihren 70 Beteiligungen, dies in Teamwork mit der S-Public Services: etwa bei neuen Lösungen wie dem digitalen Ticketmanagement oder eben dem S-Rechnungs-Service, den die S-Public Services zusammen mit dem Dienstleister crossinx anbietet. So ist man mit GiroCheckout im kommunalen E-Government gut verankert, da die Multi-Bezahllösung direkt an die kommunale Plattform angebunden ist. Damit fließen die Payment-Erträge dauerhaft an die Finanzgruppe.

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